「安心」を「証拠」に。エクセル脱却から事務スタッフの業務負荷軽減まで。経営者が語る組織と募集人の未来を守るための管理基盤の構築。

今回、お話をお伺いした方
株式会社bench. 代表　山極勇輝様

課題

「言った・言わない」のリスク：属人的な記録・管理体制では、万一のトラブル時に営業メンバーのキャリアを守りきれない。
入力内容のバラつき：自由度の高いシステムでは、募集人によって入力の質や粒度が異なり、管理者のチェックが困難だった。
事務スタッフの業務負荷の増大：募集人への是正依頼やフォローアップに時間を要し、事務部門が本来注力すべき高付加価値業務に専念しづらい状況となっていた。

目的

「法令遵守を徹底する」環境づくり：高い水準でミスを未然に防ぐため、業務プロセスが標準化されたシステムで、法令遵守の確実性を最大化できる環境を作る。
「記憶より記録」の徹底：万が一の際にも通用する記録を残し、組織を守る「盾」を作る。
本業への集中：コンプライアンス遵守のハードルをテクノロジーで下げ、募集人は「提案」に、事務は「高付加価値業務」に専念できる基盤を整える。

効果

「フェーズ管理」による証跡の強制化：意向把握が合致しないと次に進めない仕様により、抜け漏れをシステム的に防止。保険会社の監査でも高く評価される管理体制を実現。
正確なデータに基づく経営管理：ゲートウェイ連携により、手入力のミスを防ぎ、実態に即した正確な業績管理が可能になる。

20代〜30代を中心とし、今年度はMDRT・COT・TOTの占有率が約7割を見込むなど、業界内でも圧倒的な活気と実績を誇る株式会社bench.様。代表の山極様は、MDRTの最高位であるTOT会員として自らも最前線でトップセールスを走り続ける一方で、組織の「コンプライアンス遵守」と「記録の徹底」を最重要の経営課題と捉え、徹底的な対策の必要性を強く感じている。

オンライン面談が主流となる現代、個人の「記憶」や「手書きのメモ」に頼る管理には限界がある。万が一のトラブルの際、会社として、そして募集人自身のキャリアをどう守り抜くのか。また、バックオフィスを支える事務スタッフを、終わりのないチェック業務の疲弊からどう救うのか。

「現場の負担を最小限に抑えつつ、鉄壁の守りを作りたい」という想いに合致したのが、Wizleapが提供する『MCエキスパートクラウド（MCEC）』だった。

今回は、システムのデモを見て「今日から使いたい」と即決に至った背景や、実際に運用を開始してからの手応えをお伺いしました。

トップセールスだからこそ抱く「足元をすくわれる」リスク

——本日はよろしくお願いします。株式会社bench.様は立ち上げから間もないフレッシュな組織ですが、今回、会社設立とほぼ同タイミングでMCエキスパートクラウド（以下：MCEC）の導入を即決いただきました。実は以前から、山極様がコンプライアンスに対して、非常に高い意識を持っておられると伺っていました。なぜそこまで、立ち上げの段階から管理体制を急がれたのでしょうか？

山極様

株式会社bench.は若手メンバーが多く、非常に勢いのある組織です。しかし、予期せぬリスクから事業と募集人を守り抜くための環境づくりが絶対に必要だと考えていました。トップクラスの実績を持つ募集人であっても、確実な証跡の記録は万が一のトラブルへの対応力を高めます。オンライン面談が主流になった今、「言った・言わない」のトラブルが起きた際、テキストのメモ書き程度では証拠として弱く、自分たちの身を守りきれません。

——本当にその通りなんです。いざトラブルになった際、詳細な記録や録画データがないと、万が一の際に適正な主張が認められにくいのが実情です。

山極様

そうなんです。だからこそ、募集人個人の記憶や能力に頼るのではなく、会社として「記憶よりも記録」を確実に残せるシステムを探していました。自分たちを守るための盾になると感じ、「今日から使いたい」と即決しました。

自由度を排し、あえて「迷わない」設計にした真の理由

——世の中には柔軟性の高いシステムも存在しますが、当社のシステムは、あえて業務プロセスを標準化し、確実な記録保持に特化した設計を採用しています。この点はいかがでしょうか？

山極様

むしろ、そこが一番刺さりました。柔軟性の高いシステムでは、業務プロセスが属人化し、均一な品質での記録保持が困難になるという課題がありました。入力の自由度を排した設計は、言い換えれば業務の標準化と簡素化を実現し、誰もが迷わず法令要件を満たした記録を残せるようにするためです。無駄な文字入力の時間を削り、その分をお客様への提案準備や本質的なコミュニケーションに充ててほしい。あえて自由のないシステムを選んだのは、そういう意図があります。

——私たちも「間違いが起きないこと」に特化して作っているので、そう言っていただけると本当に嬉しいです。

「テンプレート」がもたらす、迷わない入力と質の均一化

——推奨商品の決定理由などを書き起こす作業についてはいかがでしょうか。MCECでは過去の提案履歴からシステムが自動で判別し、37パターンのテンプレートから選ぶだけで法令要件を満たした文章が完成します。

山極様

募集人任せにすると、すごく詳しく書いてくれるけど結局何に決まったのか分かりづらいケースなども出てきます。テンプレートから選ぶだけになれば、現場の負担が下がるだけでなく、完璧な記録が残るという点でものすごく理にかなっていると感じました。実際に事務を統括しているスタッフからも、「定型文（テンプレート）があるからすごく楽になった」と現場の喜びの声が上がっています。

——おっしゃる通りです。「なぜその商品を推奨したのか」「他社商品を除外した理由は何か」も自動で埋まるため、現場が書きやすくなるだけでなく、第三者チェックを行う管理者目線でも「最低限必要な項目が埋まっている」ことが一目でわかり、抜け漏れが発生しにくくなります。

事務スタッフの業務負荷を軽減し、募集人との円滑な連携を実現するシステム設計

——実は今回、社長と同じくらい、事務スタッフさんにこのシステムを使っていただきたいという思いがありました。デモの際、書類の不備があった時にシステムが自動で募集人に催促のメールを送り続ける「差し戻し・自動アラート機能」をお見せしたところ、事務スタッフさんがすごく共感してくださったのが印象的でした。経営者として、バックオフィスの負担についてはどうお考えですか？

山極様

このシステムを即決したもう一つの大きな理由が、まさに事務スタッフと募集人の負担を減らすことでした。これまでは、レポートに不備があった場合、事務スタッフが募集人に個別に連絡して経過を追いかけなければなりませんでした。これが双方に非常に気を遣いますし、精神的な負担になっていたはずです。

——期限を設定して差し戻せば、あとはシステムが「毎日自動でアラートを送り続ける」仕様になっているのでお役に立てていそうです。

山極様

私が募集人だったとしても、事務スタッフから何度も催促されるのは、やっぱり申し訳ない気持ちになりますし、お互いストレスです。でも、システムからの自動アラートなら、「事務スタッフが言っているのではなく、システムが言っている」という状態になり、素直に受け入れられますよね。

——しかも、募集人に届くアラートメールにはURLが貼ってあり、クリックするだけで直接その案件の修正画面に飛ぶようになっています。自分で該当の顧客データを探す手間がないので、「後でやろう」も防げます。

山極様

あれは便利ですよね。無駄な操作をせずにすぐ直せる。事務スタッフが募集人を追いかける「伝達役」にならなくて済むこの仕組みは、組織内の人間関係や風通しを良くしてくれると期待しています。事務スタッフのチェック工数も劇的に減りました。

保険会社の監査で得た「これで管理されていれば安心」のお墨付き

——事務スタッフの方の負担軽減はもちろんですが、システムでフェーズ管理や入力を強制することによって、外部からの見え方や信頼度も大きく変わってくるのではないでしょうか。

山極様

おっしゃる通りです。実は先日、ある保険会社さんから監査（点検）を受けたのですが、その際にこのMCECのシステム画面をお見せしたんです。すると、「1面談ごとにどんな面談内容だったかが細かく書かれている点」や、「面談レポートの内容が合致していないと次のフェーズに進めない仕様」を見て、「ここまでしっかり管理されているなら安心ですね」とすごく褒めていただきました。

——それは嬉しいですね！私たちが目指している「間違いが起きない管理」が、保険会社さんにも評価されたということですね。

山極様

はい。設立直後の規模で徹底した意向把握を行っている姿勢が、結果として保険会社さんからの信頼に繋がったと思っています。システムを導入し、守りを固めておいて本当に良かったと感じています。

正確なデータを経営の「OS」に。株式会社bench.の未来予想図

——最後に、MCECの導入を通じて、株式会社bench.様が目指す今後の組織像を教えてください。

山極様

何度も言うように、正確な「記録」をシステムで強制することは、決して募集人を縛ったり、監視したりするためではありません。むしろ、自分たちの正しい仕事がしっかりと証跡として守られているという安心感を持ち、自信を持ってお客様の前に立つための「最強の盾」を作ることだと思っています。MCECを私たちの経営の「OS（基盤）」として活用し、面倒な事務作業やコンプライアンス管理の不安はテクノロジーに任せる。そして私たち人間は、「お客様の人生に寄り添い、熱量を持って提案する」という本質的な価値提供に100%のエネルギーを注ぐ。Wizleapさんという強力なパートナーと共に、そんな理想のプロフェッショナル集団を育てていきたいですね。

——最高のメッセージをありがとうございます。私たちも株式会社bench.様の事業の「成功請負人」として、システム面から全力でバックアップさせていただきます。本日はありがとうございました！